قائمة التعبئة

ما أهمية قائمة التعبئة في عمليات الشحن ومميزاتها في برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات

لا تزال عمليات شحن المنتجات والمواد من أكثر الأمور التي تعاني منها الشركات ذات الأنشطة التجارية المختلفة، لما ترافقه من إجراءات محددة تضمن للطرفين الحصول على تلك المواد والمنتجات بشكل سليم ومنظم، لذا تعتبر قائمة التعبئة من القوائم الأساسية في عمليات الشحن فهي الناظم الأساسي بدءاً من تجهيز المنتجات انتهاء إلى وصولها للطرف الأخر، وهنا تبرز أهمية قائمة التعبئة وتكامل عملها مع الأنظمة المحاسبية المنظمة لعمل المنشآت والشركات على اختلاف أنواعها، لذا عملت المنارة للحلول الأعمال على جعل برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات متوافقاً مرناً بالتعامل مع قائمة التعبئة بما يسهل العمل المحاسبي لتلك الشركات ودقيقاً في الوقت نفسه، وفي هذا المقال سنتاول قائمة التعبئة في عمليات الشحن وأهميتها ومميزات قائمة التعبئة في برنانمج المنارة للمحاسبة والمستودعات.

قائمة التعبئة في عملية شحن المنتجات

تعتبر قائمة التعبئة من أهم المستندات الواجب إعدادها عن عملية شحن المنتجات ، فهي مستند تعد من قبل المصدر، وتشتمل على بيانات ضرورية منها معلومات عن المصدر والمستورد وشركة النقل، تاريخ الإصدار، رقم فاتورة الشحن، طبيعة ترزيم البضاعة أو المنتجات (أسطوانة، قفص، كرتون، مربع، برميل، حقيبة الخ)، إضافة إلى عدد الطرود، ومحتوى كل طرد أي وصف البضاعة ورقم كل وحدة/طرد، العلامات والأرقام، فضلاً عن صافي الوزن، الوزن الإجمالي، وحدة قياس الطرود.

ومن الضروري أن تكون المعلومات الواردة من الفاتورة التجارية الخاصة بالبضائع مذكورة في قائمة التعبئة الخاصة بتلك البضائع ومتطابقة معها، حيث تستخدام الفاتورة التجارية وقائمة التعبئة معاً لتأمين المعلومات الأساسية التي تحتاجها السلطات الجمركية عن الشحنة أثناء عملية التخليص الجمركي، لذا يجب أن تتوافق قائمة التعبئة تماماً مع بيانات الفاتورة.
يجب الأخذ في الاعتبار أن قائمة التعبئة ليست بديلاً عن الفاتورة التجارية، ذلك لكون قائمة التعبئة تعمل فقط لتأكيد الشحن، ولا بد من الإشارة إلى ضرورة تحديد طبيعة المنتجات أو البضائع المشحونة في قائمة التعبئة، لكون عملية النقل تتم بعدة طرق بما في ذلك الحاويات أو الصناديق أو البرميل أو الكرتون.

أهمية قائمة التعبئة في عملية شحن المنتجات

لإعداد قائمة التعبئة أهمية كبيرة في تنظيم العمل لدى الشركات وأصحاب الأنشطة التجاري وتكمن هذه الأهمية في:
تمكن قائمة التعبئة من معرفة محتويات المنتجات والبضائع المنقولة من خلال تحديد كافة البيانات والمعلومات الخاصة بتلك البضائع والمنتجات.
يمكن للمستورد من مقارنة المنتجات أو البضائع التي تسلمها مع مواصفات المنتجات التي قام بطلبها والتأكد من تلك المواصفات.
تستخدم قائمة التعبئة في التخليص الجمركي للشحنات المصدرة، حيث تعتمد عليها شركات التخليص الجمركي لتخليص البضائع والمنتجات التي يتم شحنها من الجمارك التي تقوم باستخدامها في مسح المنتجات ومطابقتها مع بيانات الفاتورة للتأكد من الكميات والمواصفات.تساعد قائمة التعبئة في تسهيل عملية استخراج بوليصة الشحن. ونظراً لأهمية قائمة التعبئة في النشاط التجاري وارتباطها بالعمل المحاسبي، كان لا بد من تنظيم عملها بشكل مرن مع البرامج المحاسبية لتكون آلية العمل سلسلة دقيقة النتائج، لذا حرصت العديد من الشركات والمنشآت على التزود ببرامج ذات الأنظمة المتكاملة، بما يخدم متطلباتها وتطلعاتها بشكل ديناميكي.

قائمة التعبئة في برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات

تختص قائمة التعبئة من المنارة لحلول الأعمال بتوليد قائمة شاملة لكل البيانات الخاصة بالمواد أو المنتجات المصدرة، وتوليد فواتير بها لتنظيم آلية عمل الأنشطة التجارية التي تعتمد على استيراد وتصدير المنتجات بديناميكية عالية، وتمتاز القائمة بنافذة رئيسية مرنة تمكن من استعراض كافة الفواتير والمعطيات الضرورية الخاصة بالمواد، كما تتيح إضافة فواتير أخرى من نظام المحاسبة والمستودعات، ما يجعل العمل سلسساً ومتكاملاً بين الأنظمة ضمن البرنامج، ويتم ذلك من خلال تحديد وحدة التعبئة وتعريف نوع الطرد، والتحكم بخيارات التعبئة، فضلاً عن تقرير التعبئة الذي يمتاز بدقة النتاائج المستخرجة منه نظراً لإمكانية التحكم بخياراته العديدة، ليبقي الشركات على إطلاع دائم بكل التفاصيل.

مميزات قائمة التعبئة في برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات

تتمتع قائمة التعبئة من المنارة لحلول الأعمال بعدة نوافذ وبطاقات رئيسية:
قائمة التعبئة شاملة ومرنة: فهي تحتوي على جميع البيانات الضرورية من نوع الطرود ووحدة التعبئة وغيرها من البيانات فضلاً عن سهولة التحكم بها وتوليد العديد من الفواتير بعد تحديد بيانات الخاصة بالطرود وبيانات أخرى، وإضافة عدد غير محدد من الفواتير الموجود ضمن برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات.
بطاقة وحدة تعبئة: تتميز بسهولة إدخال بيانات بشكل منظم، ويمكن تعريف عدد غير محدود من بطاقات وحدة التعبئة المختلفة بما يلبي احتياجات الأنشطة التجارية، كما أنها تحتوي على العديد من البيانات الضرورية التي تناسب مع طبيعة جميع المواد والمنتجات.

بطاقة نوع الطرد: فهي تمكن من استخدام نوع واحد من الطرود أو عدة أنواع ضمن عملية التعبئة الواحدة، وإضافة عدد غير محدود من بطاقات نوع الطرود من نافذة واحدة لتسهل آلية العمل، فضلاً عن الدقة والتنظيم في اختيار حساب الحجم، الذي يكون إما من حجم .
الطرد أو من محتويات الطرد أي حجم محتويات الطرد.

تقرير التعبئة: تتيح طباعة العديد من تقارير التعبئة لكل من زبائن أو مستودعات أو مراكز كلفة خلال فترة زمينة محددة أو وفق أرقام الفواتير مع الفلترة حسب خيارات التقرير ومصادره، كما توفر العديد من التقارير وفق حالة التعبئة أي حسب مكان التفريغ أو مكان التسليم أو جميع الحالات بما يتناسب مع حاجة المنشأة.

بطاقة خيارات التعبئة: وتتيح العديد من الخيارات التي يمكن إظهارها في وحدات التعبئة أو قائمة الطرد أو كليهما معاً ومنها إمكانية التحكم في حقول الأبعاد وحقول الأوزان وحقول الفواتير بحيث تقدم العديد من الاختيارات المتلائمة مع جميع احتياجات العملاء.