كيفية إقفال الحسابات وتدوير الأرصدة للانتقال للسنة المالية الجديدة

مع اقتراب نهاية العام الحالي تعمد الكثير من الشركات وأصحاب الأنشطة التجارية إلى إقفال الحسابات وتدوير الأرصدة حتى تتمكن من الحفاظ على دقة العمليات المحاسبية، وقياس نتيجة أعمال شركاتهم ومنشأتهم خلال السنة المالية الحالية، والحصول على معلومات محاسبية دقيقة لتتخذ الاجراءات الضرورية بناء عليها، فعملية الإقفال وتدوير الأرصدة توفر استمرارية العمل المحاسبي بشكل سلس مع بداية السنة المالية الجديدة، لذا سنتحدث في هذا المقال عن أنواع الحسابات وإقفال وتدوير الأرصدة في برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات.

أنواع الحسابات

في نهاية الفترة المحاسبية تقوم المؤسسات والشركات بتهيئة حساباتها لتسجيل العمليات المالية للفترة القادمة، حيث يتم تصنيف الحسابات ليتم إقفالها أو تدويرها للسنة المالية الجديدة، لذا تقسم الحسابات إلى نوعين:
الحسابات الاسمية أو الوهمية: تتضمن حساب الإيرادات والمصاريف، ويتم إقفال أرصدتها في نهاية الفترة المالية ليصبح رصيدها صفر، حيث يتم إقفالها في حساب يسمى حساب الأرباح والخسائر، فتقفل المصاريف التي لها أرصدة مدينة بجعلها دائنة، ويقفل حساب الإيرادات التي لها أصدة دائنة بجعلها مدينة.
الحسابات الحقيقية أو الدائمة: تتضمن حسابات الأصول والخصوم ورأس المال، لا يتم إقفالها إنما يتم ترحيل أرصدتها إلى الفترة المحاسبية التالية، تظهر في قائمة المركز المالي، لها صفة الدوام والاستمرار.

إقفال الحسابات وتدويرها

تقوم الشركات بإعداد قيود إقفال الحسابات الاسمية أو الوهمية باستخدام حساب جديد يعرف باسم حساب ملخص الدخل أو حساب الأرباح والخسائر، على أن يتم إقفاله فيما بعد في حساب الأرباح المبقاة (الأرباح المحتجزة)، وتلخص العملية بإعداد قيود الإقفال الآتية:

إقفال أرصدة حسابات الإيرادات في حساب الأرباح والخسائر عن طريق تسجيل أرصدة حسابات الإيرادات مدينة (عكس طبيعتها) وجعل حـ/الأرباح والخسائر دائناً بالمجموع الكلي لهذه الإيرادات.
إقفال أرصدة حسابات المصروفات في حساب الأرباح والخسائر وذلك عن طريق تسجيل أرصدة حسابات المصروفات المختلفة دائنة (عكس طبيعتها) وجعل الأرباح والخسائر مديناً بالمجموع الكلي لهذه المصروفات.
إقفال حـ/الأرباح والخسائر في حـ/الأرباح المبقاة عن طريق تسجيل حـ/الأرباح والخسائر مديناً وحـ/الأرباح دائناً، وذلك في حالة وجود صافي ربح، أما في حالة صافي الخسارة فيتم جعل حـ/الأرباح والخسائر دائناً، وحـ/الأرباح المبقاة مديناً.
وعند حدوث توزيعات للأرباح للملاك، فإنه يجب إقفال رصيد حـ/توزيعات الأرباح في حـ/الأرباح المبقاة أي يتم تسجيل حـ/توزيعات الأرباح دائناً (عكس طبيعتها)، والأرباح المبقاة مديناً بالمبلغ نفسه.
ثم تتم عملية ترحيل قيود الإقفال إلى حسابات دفتر الأستاذ في الدورة المحاسبية، ويترتب على عملية إقفال الحسابات أن تصبح أرصدة جميع الحسابات الوهمية صفراً. أما الحسابات الدائمة أو الحقيقية لا يتم إقفالها أبداً من الفترة المحاسبية لأخرى، بل تقوم الشركات بتدوير أرصدة تلك الحسابات للفترة المالية الجديدة.

ميزان المراجعة بعد الإقفال

بعد إقفال المصروفات والإيرادات يتم إعداد ميزان المراجعة بالأرصدة الموجودة للتأكد من تساويها عند انتهاء الدورة المحاسبية، وإعداد الميزانية التي ستحتوي الحسابات الحقيقية الدائمة وأنها جاهزة للتدوير لتسجيل العمليات الحسابية من جديد في الفترة المحاسبية القادمة.

تدوير الحسابات والأرصدة في برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات

يُمكن برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات ربط مختلف السنوات المالية للشركة من خلال تدوير الأرصدة والحسابات، للحفاظ على البيانات المعرفة ضمن السنة المالية الحالية، وأرصدة وحسابات الزبائن والانتقال بها إلى الفترة المالية الجديدة، حيث تمكن عملية تدوير الحسابات والأرصدة من التحكم بتلك البيانات، والقيام بعملية نسخ احتياطي لها قبل القيام بالتدوير، للحفاظ على الملف من أي أخطاء قد تحدث أثناء عملية التدوير، ويمكن التحكم بالعملة المراد التدوير على أساسها وإجراء عملية تدقيق للأرصدة والحسابات.
الخطوات التمهيدية التي تسبق عملية التدوير وإعداد القوائم المالية:
قبل إجراء عملية تدوير الأرصدة والحسابات في برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات وإعداد القوائم المالية لا بد من القيام بعدد من الإجراءات الضرورية وهي:
إثبات المؤونات (المخصصات) بشكل عام ومؤونة الديون المشكوك فيها إن لزم الأمر.
إثبات فروقات أسعار الصرف.
مطابقة الأرصدة مع الزبائن و الموردين.
جرد المخزون وإثبات التسويات الجردية.
جرد الأصول وإثبات الاهتلاكات.
إثبات المصاريف والإيرادات المقدمة والمستحقة.
جرد النقدية (الصندوق والبنوك).

خطوات تدوير الأرصدة والحسابات في برنامج المنارة للمحاسبة والمستودعات

للبدء بعملية تدوير الأرصدة على المستخدم الذهاب إلى قائمة أدوات واختيار تدوير الملفات، حيث يتم من خلالها البدء بتدوير الأرصدة والحسابات الموجودة خلال السنة المالية الحالية، لذا يتوجب الانتباه إلى إدخال البيانات بشكل صحيح خلال كامل السنة المالية، وسيعرض البرنامج نافذة لتدوير الأرصدة حيث تتضمن العديد من الإرشادات التي يجب قراءتها بشكل جيد.

بعد قراءة محتويات هذه النافذة يتم الإنتقال إلى النافذة التالية من خلال زر التالي وهي النسخ الاحتياطي، حيث يفضل إجراء نسخ احتياطي حرصاً على البيانات التي تمت خلال السنة الحالية.
تقدم النافذة عدّة خيارات للمستخدم بطريقة حفظ الملفات الحالية أي القيام بعملية النسخ الاحتياطي، وهي نسخة احتياطية على القرص الصلب، عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد نسخة احتياطية للبيانات الحالية على القرص الصلب، في حين أن خيار نسخة احتياطية على القرص المرن يتيح توليد نسخة احتياطية للبيانات الحالية على القرص المرن، أما خيار بدون نسخة احتياطية يعمل على الانتقال إلى المرحلة التالية لعملية التدوير دون القيام بعملية النسخ الاحتياطي للبيانات.

عند اختيار القيام بعملية نسخة احتياطية تظهر نافذة نسخة احتياطية، ويتم من خلالها تسجيل معلومة معينة معلومة لتمييز النسخة الإحتياطية المراد القيام بها لتسهيل عملية استرجاعها حسب رغبة المستخدم.
عند الضغط على موافق تتم عملية النسخة الاحتياطي للبيانات ويتم الانتقال إلى المرحلة التالية من عملية التدوير وهي نوع عملية التدوير.

وتحتوي على عدة خيارات لتحديد نوع عملية التدوير المراد القيام بها، حيث أن تدوير كامل الملف يقوم بتدوير كافة بطاقات الملف وأرصدة الحسابات وسيتم إنشاء سند قيد افتتاحي وفاتورة بضاعة أول مدة.
خيار نقل البطاقات وتوليد بضاعة أول المدة يقوم بنقل البطاقات إلى ملف السنة المالية الجديدة ولكن لن يتم توليد سند قيد افتتاحي، وخيار نقل البطاقات وتوليد القيد الإفتتاحي ينقل البطاقات إلى ملف السنة المالية الجديدة ولكن لن يتم توليد بضاعة أول مدة، أما نقل البطاقات فقط ينقل البطاقات إلى ملف السنة المالية الجديدة ولكن لن يتم توليد سند قيد افتتاحي ولا بضاعة أول مدة.
وعند اختيار زر التالي يتم الانتقال إلى المرحلة تحديد عملة ومدة التدوير، حيث تستخدم هذه النافذة لاختيار عملة الملف الجديد.

يتم تحديد عملة بضاعة أول المدة التي سيتم توليدها بشكل تلقائي بعد اكتمال عملية تدوير الملف إلى السنة المالية التالية، ويتم اعتبار هذه العملة عملة سند القيد الافتتاحي، وعند تحديد عملة غير العملة الأساسية في الملف الحالي يظهر في خانة التعادل تعادل هذه العملة مع العملة الأساسية.
وعند الضغط على زر التالي يتم الانتقال إلى النافذة طريقة حساب أسعار المواد لتحديد طريقة حساب أسعار المواد التي سيتم انتقالها خلال عملية التدوير.

حيث يتم اختيار السعر المراد حساب سعر بضاعة أول المدة وفقه، وسياسية السعر لاختيار أحد سياسة التسعير، أما كلفة مادة حسب مستودع لاحتساب سعر كلفة المادة حسب كل مستودع على حدا، بينما تفصيل أنماط بضاعة أول المدة لإلغاء تفعيل خيار نمط بضاعة أول المدة.
وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة تدقيق الأرصدة لتدقيق أسعار المواد وكمياتها، والقيام بعملية تدقيق لأرصدة الحسابات في الملف الحالي ليتم انتقالها بشكل صحيح إلى ملف السنة المالية الجديدة.

عند اختيار تدقيق أرصدة المواد و الأسعارسيتم تدقيق كميات المواد في المستودعات وأسعار هذه المواد، أما خيار تدقيق أرصدة الحسابات يقوم بتدقيق أرصدة الحسابات المتواجدة في الملف الحالي لمنع حدوث أي خطأ عند عملية التدوير.
عند الضغط على زر التالي تظهر نافذة ترصيد الحسابات لاختيار الحسابات المراد ترصيدها إلى السنة المالية الجديدة، وهي غالباً ما يتم ترصيد حسابات المتاجرة، وحسابات الأرباح، والخسائر.

حيث يمكن تحديد جميع الحسابات ماعدا حساب الميزانية، ذلك حسب رغبة المستخدم.
وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة حساب الأرباح والخسائر لتحديد حساب الربح والخسارة للسنة المالية الحالية ليتم انتقال حساب الربح أو الخسارة إلى السنة المالية الجديدة.

ويتم تحديد حساب حسب رغبة المستخدم، وعند الضغط على زر التالي يتم الانتقال إلى نافذة تنبيه لتشير إلى وجود مواد سالبة في الملف، وبأنه سيتم حفظ هذه المواد ضمن ملف نصي.
وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة خيارات التدوير للتحكم بطريقة عملية التدوير وتضم العديد من الخيارات الموضحة في الصورة.

وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة نقل البطاقات فقط - تحديد البطاقات، لاختيار بطاقات معينة من بطاقات البرنامج ليتم نقلها إلى الملف الجديد للسنة المالية الجديدة.

حيث يمكن التحكم بالبطاقات المراد نقلها فقط، وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة حذف السجلات غير المستخدمة.

وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة حسابات النتائج للإطلاع حسابات مخزون أول المدة و والمستودع المرتبط بهذا الرصيد كما يظهر حقول للفرع والمستودع.

وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة اسم توصيفي للملف لتحديد اسم خاص بالملف الجديد ذلك حسب رغبة المستخدم، حيث يمكن أن يكون اسم الشركة أو اسم صاحب العمل.

عند الضغط على زر التالي تظهر نافذة مخدم Server SQL التي تحتوي على عدة خانات خاصة بالمخدم، وهي مخدم SQL لتحديد اسم المخدم (الحاسوب) وفقاً لاسم المخدم المحدد خلال تنصيب SQL في الحاسوب.

إضافة إلى نمط تحقق ويندوز التي تفعل عند كتابتها أثناء تنصيب برنامج الSQL، ومستخدم SQL وكلمة المرور.
وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة اسم قاعدة البيانات التي تستخدم لتسمية قاعدة بيانات الملف المراد إنشائه في البرنامج شرط أن لا يكون الاسم مكرراً في قاعدة بيانات أخرى.
وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة اسم قاعدة البيانات التي تستخدم لتسمية قاعدة بيانات الملف المراد إنشائه في البرنامج شرط أن لا يكون الاسم مكرراً في قاعدة بيانات أخرى.

وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة تاريخ بداية ونهاية المدة لتحديد بداية إنشاء الملف وهي بداية العمليات الحسابية في الشركة.

ولا يمكن أن يكون تاريخ البداية هو تاريخ سابق للتاريخ الحالي، إلا أن تغيير بداية ونهاية المدة ممكناً من خلال قائمة أدوات - خيارات - قيم افتراضية.
وعند الضغط على زر التالي تظهر نافذة البدء بعملية التدوير التي يتم من خلالها البدء الفعلي للتدوير ليتم انتقال الملف إلى ملف جديد للسنة المالية الجديدة.

وتعتبر هذه الخطوة هي أخر خطوة في عملية التدوير، حيث يتم إنشاء ملف جديد، ويصبح ملف التدوير جاهزاً لإضافة المواد والحسابات والمجموعات والقيام بالعمليات الحسابية المرادة.
عند الضغط على زر التالي يتم الإنتهاء من عملية إنشاء الملفات تظهر نافذة تأكيد بأن العملية انتهت و تم إنشاء الملف المطلوب.
بعد الضغط على موافق تظهر نافذة تسجيل الدخول ليتم عبرها تسجيل اسم المستخدم الخاص بالملف وكلمة المرور.

وبعد الضغط على موافق يتم تأكيد الاسم المسجّل في الخانة، والدخول إلى الملف الجديد والقيام بالعمليات الحسابية كما في السنة السابقة.